Article by Karolina Kurzac

Come gestire nel modo migliore i progetti IT su larga scala

Johan Vorster è consulente nel campo dell’industria ICT, nell’area delle tecnologie di identificazione e sicurezza. Johan è anche membro dell’Institute of Directors. Questo mese abbiamo parlato con lui a proposito di progetti IT su larga scala, generalmente adottati dalle grandi imprese nazionali o multinazionali. Come dovrebbero essere strutturati per avere successo ed essere convincenti?

Leggi la prima parte dell’intervista:

  • Johan, puoi spiegarci come creare progetti IT su larga scala in tempi brevi, che rientrino nel budget e abbiano valore?

Ci sono degli ingredienti fondamentali nella realizzazione di un progetto, come la governance corretta e il personale, l’impiego di una metodologia di gestione del progetto che sia riconosciuta, un buon team di project management e, naturalmente, un ufficio che si occupi dell’amministrazione. I termini “in tempi brevi, che rientrino nel budget e abbiano valore” sono in un certo senso ambigui e ambiziosi. In realtà, i progetti in genere non funzionano esattamente come previsto. Soprattutto non i progetti IT su larga scala. Penso che un progetto di successo sia quello che viene creato su una base concordata. Ovvero una pianificazione del bilancio, con dei piani di consegna concordati, che sia dinamica, per tutta la durata del progetto, ma regolata da un processo di gestione delle modifiche adeguato ed efficace. Pertanto, una componente chiave in un progetto IT di successo è un processo di gestione delle modifiche ben definito. Nei progetti IT su larga scala, anche la tecnologia prevista all’inizio del progetto potrebbe cambiare ed essere sostituita da migliori soluzioni al momento della consegna. Le modifiche fanno parte del lavoro: devono quindi essere gestite professionalmente. Il progetto dovrebbe avere un registro di rischio formale e un comitato di rischio che si riunisca regolarmente e si occupi in modo proattivo de rischi del progetto.

  • Quindi, come dovrebbe essere strutturato un buon progetto IT su larga scala?

Qualsiasi organizzazione, gruppo o progetto che abbia un obiettivo comune ben definito che sia chiaro a tutti i soggetti interessati e facile da comunicare ha maggiori possibilità di successo. Non solo è fondamentale che ogni membro del team capisca il proprio ruolo, ma deve anche sapere dove si inserisce su un piano globale e che obiettivi deve raggiungere. In secondo luogo, occorre avere una struttura decisionale ben organizzata: la consegna del progetto dipende da un processo decisionale rapido ed efficace. Il meccanismo decisionale dovrebbe poi essere adattato in modo tale che eventuali interruzioni possano essere evitate. Un aiuto può essere l’ottenimento di uno sponsor di progetto che abbia l’autorità per prendere decisioni finali, quando richiesto; la cosa peggiore che può succedere ad un progetto è una situazione di stallo. Infine, e questo può sembrare un cliché, ma dovrebbe sempre essere al centro dei valori del progetto: il focus deve essere sul cliente. L’interesse del cliente dovrebbe essere sempre in cima alla lista, è meglio evitare, quindi, di intraprendere azioni che non rendano migliore e più forte il cliente. Dopotutto l’intera squadra lavora per lui, ed è lui a fornire le risorse finanziarie per il successo del progetto. Il motto è “Fai felice il tuo cliente”.

  • Come ridurre i costi creando progetti IT innovativi e di valore?

A meno che tu non sia un produttore o fornitore di prodotti o servizi IT, è necessario ricordare che l’IT è solo uno strumento per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi. L’IT non potrà mai essere un obiettivo a sé stante. Pertanto, l’azienda non dovrebbe essere dominata dai fornitori di prodotti e servizi IT. Bisogna confrontare la spesa in questo settore con l’industria nella quale si opera. L’azienda dovrebbe sempre concentrarsi sui propri obiettivi primari ed avere una piccola squadra di innovatori che guardano ai modi creativi per utilizzare l’IT al fine di migliorare le loro operazioni. È prudente avere una buona comprensione delle tendenze del settore perché l’innovazione nell’industria IT avverrà sempre dove i fornitori principali concentrano le proprie risorse. È bene quindi, prestare sempre attenzione alle soluzioni non standard di settore, su misura, che dipendono da un fornitore specifico: in molti casi, l’outsourcing è migliore dell’in-sourcing. Ricordo che l’IT è solo uno strumento da utilizzare per il raggiungimento degli obiettivi, se è fornito in modalità in-sourcing, richiede anche tempo e risorse di gestione. Io ho un motto molto semplice per quanto riguarda l’industria IT: “ottieni quello per cui paghi“. Se il prezzo di una soluzione è notevolmente più economico di un concorrente, è probabilmente una soluzione al di sotto dello standard. Evita la soluzione più economica, meglio invece scegliere una soluzione che sarà utile per un periodo più lungo.

  • Come convincere gli stakeholder a sostenere un progetto?

Ogni progetto che valga il suo sforzo dovrebbe avere un insieme di obiettivi molto chiari, e i risultati dovrebbero essere ben definiti. Una sorta di “bandiera sulla cima della montagna”, è la ragione dell’esistenza del progetto. Una volta che tutto ciò è ben documentato, le presentazioni agli stakeholder sono praticamente già fatte e loro sono già a bordo del progetto.

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