Inutile negarlo, la tanto attesa rivoluzione dell’interazione e collaborazione apportata dagli strumenti di video conferencing è effettivamente avvenuta!
Va detto, però, che il contributo involontario della recente pandemia su questo fenomeno non è stato affatto indifferente, anzi! Il contesto sanitario si è dimostrato il fattore determinate per sdoganare e portare finalmente a regime tecnologie che già da tempo erano a disposizione, pur non “sfondando”, ma che hanno saputo dare immediata soluzione alla necessità di continuità nell’interazione umana anche da remoto. Ciò ha portato all’effettiva esplosione del mercato di questi strumenti (sia professionali che free), tanto nel mondo lavorativo quanto in quello privato, segnando una netta discontinuità rispetto alla costante ma lenta crescita precedente.
Se infatti Skype (nella sua versione Skype4Business) come Cisco Webex, GoTo Meeting, TeamViewer e molti altri tool ancor più tipici del mondo business avevano già preso piede nelle aziende (per facilitare la collaborazione tra colleghi di sedi diverse, per organizzare webinar e conferenze online, velocizzare il contatto da remoto con partner, clienti e fornitori, o dare assistenza ai collaboratori senza l’obbligo di estenuanti trasferte), è solo con la pandemia che tutti queste soluzioni (e altre ancora) hanno colto l’occasione di diventare pervasive (usate anche per facilitare un coinvolgimento misto/ibrido, in locale e da remoto) e di dimostrarsi strumenti utili e apprezzati in tutti gli ambiti lavorativi.
Si pensi che se prima della pandemia un lavoratore su 2 riteneva innovative le aziende che utilizzavano i sistemi di videoconferenza, ora invece questi sistemi sono diventati di dominio pubblico, e in 3 aziende su 5 oggi, questi strumenti, vengono usati su base quotidiana. Non a caso, però, un terzo di queste aziende dichiara di aver iniziato a lavorare con questi strumenti per la prima volta solo durante la pandemia. Non solo. A dimostrarne la pervasività, la facilità e flessibilità di utilizzo rapidamente acquisita e anche la capacità degli utenti di adattarsi reciprocamente agli strumenti usati da collaboratori e clienti, ben 9 aziende su 10 dichiarano di utilizzare contemporaneamente più di una piattaforma.
Questo repentino mutamento delle abitudini lavorative e personali ha rappresentato una vera e propria stagione “rivoluzionaria” per le tecnologie del settore, che hanno potuto beneficiare al contempo di un importante impulso di mercato e di uno stimolo senza precedenti alla copertura di nuovi requisiti e quindi all’investimento in sviluppi evolutivi, tanto in termini di miglioramento delle funzionalità, quanto in termini di efficienza/performance e di user experience.
In questa fase sia i prodotti già in campo, come Zoom o Google Meet, sia nuovi prodotti appena lanciati come Microsoft Teams e altri ancora (LifeSize, Lifestorm, Zoho Meetings, U Meetings,…) hanno potuto crescere numericamente e affermarsi migliorando le loro funzionalità, spinti dalle necessità concrete, dalle opportunità commerciali e dalla reciproca competizione. Sono per questo migliorate le proprietà generali, come la stabilità, l’utilizzo di banda e la qualità audio-video, così come il supporto alle connessioni multiple (oggi i prodotti principali arrivano a supportare fino a varie centinaia di utenti connessi contemporaneamente a una singola videoconf), sia le funzionalità ausiliarie offerte (programmazione, invito, registrazione, integrazione con altri software, divisione in gruppi e creazione di stanze, ecc.).
Fatto sta che oggi questa situazione lascia in eredità un nuovo modo di interagire e, in particolare, di lavorare, dove questi prodotti software sono diventati strumenti immancabili e insostituibili, anche per poter assecondare la consolidata possibilità di mobilità e flessibilità lavorativa e conciliazione con la vita privata.
A beneficiarne non è solo il singolo collaboratore, bensì tutte le realtà produttive, tanto che praticamente la totalità delle aziende dichiara benefici di produttività e qualità del lavoro nell’utilizzo degli strumenti di collaboration. Inoltre, la metà delle aziende li vede anche come strumenti per ridurre tempi e costi di viaggio elevati e non più indispensabili e anche per recuperare e riorganizzare gli spazi (ad esempio trasformando grandi sale riunioni in tante piccole nicchie isolate/insonorizzate -dette Huddle Rooms-, magari dotate di strumentazione audio/video, dedicate specificamente a singoli o gruppi ristretti per le video conferenze). Recenti statistiche (2022) raccontano che oltre i due terzi delle persone e delle aziende interpellate dichiarano che l’uso del video conferencing ha permesso di migliorare le interazioni e la collaborazione, rispettivamente con gli altri colleghi e dipartimenti e con i propri clienti e partner. Le buone abitudini acquisite, quindi, non sono state abbandonate al termine della pandemia, e un’identica percentuale di interpellati continua a riportare sia un aumento nel numero di riunioni organizzate tramite video conferenze, sia un aumento del coinvolgimento e della collaborazione su lavori condivisi grazie all’utilizzo degli strumenti virtuali.
Questo tipo di comunicazione è ormai utilizzato oggi per ogni genere di interazione lavorativa, dalle interazioni dirette a quelle di gruppo. Dalle statistiche emerge anche che è comunemente utilizzato in 4 situazioni su 5, sia per la collaborazione uno a uno, sia per riunioni in team, e nella maggioranza dei casi sia internamente che per comunicare con clienti e partner esterni.
Soluzioni interattive che hanno portato, quindi, molti benefici, sia in termini di efficacia per le aziende, sia di funzionalità e organizzazione del lavoro per gli utilizzatori finali!
